Tamperelainen metallipajayritys MK-Tekniikka Oy teki voitollisen vuoden 2024 — ja oli silti konkurssivaarassa helmikuussa. Kolme suurta alihankintalaskua myöhästyi 50 päivää. Palkka piti maksaa 25. päivä. Kassavaje: 280 000 €. Kassavirta-budjetti olisi näyttänyt riskin jo lokakuussa — neljä kuukautta aiemmin.
Sama ilmiö koskee tamperelaisia alihankkijoita, oulualaisia it-yrityksiä ja helsinkiläisiä visuaalisten alojen toimistoja. Tulos on kirjanpidollinen luku. Kassavirta on se, mitä tilillä on silloin kun palkat pitää maksaa.
Tulos vs kassavirta — miksi ero on ratkaisevan tärkeä
Tuloslaskelma mittaa kannattavuutta: tulot miinus kulut tietyllä kaudella, riippumatta siitä milloin maksu tapahtuu. Kassavirta-budjetti mittaa maksukykyä: milloin euroja todella saapuu ja lähtee tililtä.
200 000 euron lasku lähetetty tammikuussa kirjataan tammikuun tuotoksi — mutta jos asiakas maksaa 60 päivän kuluttua, rahat eivät ole tilillä ennen maaliskuuta. Helmikuun vuokra erääntyy 1. päivä. Palkat 25. päivä. Kuilu on todellinen.
Tyypillinen tapaus: oululainen rakennusalihankkija laskuttaa kolmea kuntaprojektia yhteensä 1,4 miljoonalla eurolla. Kunnat maksavat 90 päivässä. Materiaalit ja alihankkijat pitää maksaa 30 päivässä. Projektit ovat kannattavia. Kassavirta on negatiivinen neljä kuukautta. Ilman kassavirta-budjettia se selviää vasta kun tili on tyhjä.
Kassavirta-budjetin rakenne — sisään tulevat ja ulosmenevät
Kassavirta-budjetti koostuu kolmesta perusosasta:
- Alkusaldo (AS): tilin saldo kauden alussa — edellisen kuukauden loppusaldo
- Kassaan tulevat maksut: asiakkaiden todelliset maksut, jaoteltuna maksuehtojen mukaan (14/30/60 päivää)
- Kassasta lähtevät maksut: palkat, vuokra, toimittajamaksut, ALV, TyEL-maksut, sosiaaliturvamaksut, lainojen lyhennykset
Suomalaiset eräpäivät kassavirta-budjettiin
| Erä | Eräpäivä | Tiheys |
|---|---|---|
| Palkat | 25. päivä (yleinen käytäntö) | Kuukausittain |
| ALV-tilitys (kuukausittainen) | Seuraavan kuun 12. päivä | Kuukausittain (liikevaihto > 100 000 €/v) |
| ALV-tilitys (neljännesvuosittainen) | Kvartaalin jälkeisen kuun 12. päivä | Neljännesvuosittain (liikevaihto 30 000–100 000 €/v) |
| TyEL-maksu | Seuraavan kuun 20. päivä | Kuukausittain |
| Ennakonpidätys (työnantaja) | Seuraavan kuun 12. päivä | Kuukausittain |
| Vuokra | 1. päivä | Kuukausittain |
ALV-tilitysrytmi on erityisen tärkeä: yritykset, joiden liikevaihto ylittää 100 000 € vuodessa, tilittävät ALV:n kuukausittain. Alle 100 000 euron liikevaihto mahdollistaa neljännesvuosittaisen tilityksen. Tämä voi olla strategisesti tärkeä valinta kassavirran hallinnan kannalta.
Peruskaava Excelissä: =AS + SUMMA(kassaan tulevat) − SUMMA(kassasta lähtevät). Tulos on loppusaldo (LS) — ennustettu tilin saldo kuukauden lopussa.
Vaiheittainen Excel-opas kassavirta-budjetin rakentamiseen
Hyvin rakennettu 12 kuukauden kassavirta-budjetti vie noin kaksi tuntia alusta alkaen. Tässä tarkka prosessi:
- Hae laskutushistoria: vie edellisen 12 kuukauden laskut kirjanpitojärjestelmästä (Procountor, Visma, Netvisor). Laske keskimääräinen maksuaika asiakasryhmittäin — julkiset asiakkaat maksavat usein hitaammin kuin yksityiset.
- Ennusta myynti kolmessa skenaariossa: realistinen (tilauskirjan perusteella), pessimistinen (−20 %) ja optimistinen (+15 %). Käytä realistista pohjana, pessimististä stressitestaukseen.
- Aikatauluta kaikki maksut: palkat 25., ALV:n tilitys 12. seuraavaa kuuta, TyEL 20. seuraavaa kuuta, ennakonpidätys 12. seuraavaa kuuta, vuokra 1. Toimittajalaskut: laskupäivä + maksuehto.
- Rakenna 12 kuukauden rullaava näkymä: yksi sarake per kuukausi. Kaava: =AS + SUMMA(sisään tulevat) − SUMMA(ulos lähtevät). Kuukauden N LS siirtyy automaattisesti kuukauden N+1 AS:ksi.
- Merkitse kriittiset kuukaudet: ehdollinen muotoilu — punainen jos LS laskee alle kahden kuukauden kiinteiden kulujen. Se on toimenpideraja, ei konkurssin raja.
Tulosten tulkinta ja toimenpiteet negatiivisessa kuussa
Negatiivinen kuukausi kassavirta-budjetissa ei ole katastrofi — se on ennakkovaroitus. Kolmen kuukauden ennakkovaroitusajalla on mahdollista toimia. Kolme tehokkainta toimenpidettä:
| Toimenpide | Toteutusaika | Odotettu vaikutus (EUR) |
|---|---|---|
| Lyhennetty maksuaika asiakkaille (30→14 pv, 1,5 % alennus) | Heti sopimuksenteossa | Maksut 2–3 viikkoa aiemmin |
| Pidennetty maksuaika toimittajille (30→45 pv) | Seuraavassa ostossa | Siirtää 50 000–300 000 € maksuja eteenpäin |
| Factoring (myyntisaatavien myynti) | 1–2 viikon hakuprosessi | 80–90 % laskun arvosta heti tilille |
Factoring on yleistynyt suomalaisissa pk-yrityksissä. Factoringyhtiö ostaa myyntisaatavat ja maksaa 80–90 % laskun arvosta välittömästi. Kustannus on tyypillisesti 1,5–2,5 % laskun arvosta — selvästi halvempaa kuin likviditeettikriisi tai kalliskorkoinen pikalimiitti.
Ero tuloslaskelmabudjettiin ja kassavirtalaskelmaan
Kolme asiakirjaa kuvaavat taloutta eri näkökulmista — ja on helppo sekoittaa ne:
- Tulosbudjetti: tulevaisuuteen katsova ennuste tuloista miinus kuluista, jaksotettuna. Vastaa: "Olemmeko kannattavia?" Käytetään pankkilainoihin ja sijoittajille.
- Kassavirta-budjetti (tämä opas): tulevaisuuteen katsova ennuste kassaan tulevista ja sieltä lähtevistä maksuista. Vastaa: "Onko meillä rahaa 25. päivä?"
- Kassavirtalaskelma (KPL 3:1 §): historiallinen — kertoo mitä kassalle todella tapahtui päättyneellä tilikaudella. Pakollinen osa tilinpäätöstä kirjanpitolain mukaan tietynkokoisille yrityksille (liikevaihto yli 7,2 M€ tai henkilöstö yli 50). Se katsoo taaksepäin; kassavirta-budjetti katsoo eteenpäin.
Katso myös oppaamme tulosbudjetista ymmärtääksesi, miten nämä kaksi täydentävät toisiaan yrityksen taloussuunnittelussa.
Usein kysytyt kysymykset kassavirta-budjetista
Kuinka usein kassavirta-budjetti pitää päivittää?
Kerran kuukaudessa on minimi. Päivitä kuukauden lopussa toteutuneilla luvuilla ja rullaa budjetti 12 kuukautta eteenpäin. Kausiluonteiset yritykset — rakentaminen, matkailu, elintarvikeala — kannattaa päivittää kahden viikon välein huippusesongin aikana.
Riittääkö pelkkä tulosbudjetti?
Ei riitä. Tulosbudjetti kertoo kannattavuudesta, ei maksuvalmiudesta. Voitollinen yritys voi mennä konkurssiin, jos kassavirta on negatiivinen riittävän pitkään. Molemmat budjetit täydentävät toisiaan — tulosbudjetti omistajalle ja pankille, kassavirta-budjetti operatiiviseen johtamiseen.
Tarvitseeko yksityinen elinkeinonharjoittaja kassavirta-budjetin?
Kyllä, erityisesti jos laskutat suuria summia harvoin. Tamperelainen freelance-konsultti, jolla on kolme asiakasta ja 60 päivän maksuaika, voi olla kaksi kuukautta ilman tuloja. Yksinkertainen Excel-taulukko odotetuista maksuista seuraavalle 6 kuukaudelle voi estää, että et pysty maksamaan ennakkoveroja (eräpäivät: helmikuu, huhtikuu, kesäkuu, syyskuu, marraskuu, tammikuu).
Miten kassavirta-budjetti eroaa kassavirtalaskelmasta?
Kassavirtalaskelma (KPL 3:1 §) on historiallinen dokumentti — se kertoo mitä todella tapahtui päättyneellä tilikaudella. Se on pakollinen osa tilinpäätöstä tietynkokoisille yrityksille. Kassavirta-budjetti on tulevaisuuteen katsova ennuste — sisäinen johtamistyökalu seuraavalle 12 kuukaudelle. Ne ovat toisiaan täydentäviä, eivät korvaavia.